Iedereen schrijft ergens in zijn leven weleens een sollicitatiebrief. De een doet dat langs de leuning van de vele tips die er op internet te vinden zijn. De ander schudt zelf moeiteloos een knisperende tekst uit de mouw. (Zijstapje: die uitdrukking komt uit de tijd dat mensen nog erg wijde mouwen droegen, zo wijd, dat er makkelijk iets in verborgen kon worden. Ik geef het even mee.) Goed, op enig moment gaat de brief op de post en dan is het wachten geblazen. Ontvang je sowieso een reactie? En zo ja, is het een uitnodiging? Een afwijzing? Of een tussenstation: je moet wachten ’tot ‘nader bericht’?
Vaak zie je dat organisaties een aantal vaste reactiebrieven in het systeem hebben staan. Als het tegenzit al sinds de uitvinding van WordPerfect, en daarmee vol stoffigheid als ‘Naar aanleiding van’, ‘Het spijt ons u te moeten mededelen’ en ‘Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’.
Recent mocht ik voor een opdrachtgever een informatieboekje voor nieuwe medewerkers maken. Dat boekje, dat een leuk handzaam formaat heeft, was ooit een logge ordner met daarin een halve encyclopedie aan ambtelijk gedoe en heel veel regels. Niet iets wat je makkelijk als naslagwerkje onder je arm meeneemt. Laat staan een boek waarvan je op een gezellige zaterdagavond denkt: zo, en nu ga ik er eens lekker voor zitten! Dat vond de afdeling P&O ook, en zo ging ik aan de slag.
Goed, het is er en nu mag ik aan de vervolgstap werken. Want voordat een nieuwe medewerker een nieuwe medewerker wordt, is er eerst die brief. Die brief die vraagt om een reactie. Hoe laat je als bedrijf iemand op een vriendelijke manier weten dat hij op gesprek mag komen? Of dat hij nog even moet wachten, omdat de termijn om op de vacature te reageren nog niet verstreken is? Of dat je hem helaas helaas toch niet gaat uitnodigen? Hoe houd je de taal begrijpelijk en dichtbij, zonder het zakelijke kader uit het oog te verliezen?
Ik teken er graag voor. En ja, met de meeste hoogachting.